Każde zakończenie współpracy z osobą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę wymaga od pracodawcy dopełnienia pewnych formalności. Jedną z nich jest wystawienie świadectwa pracy, które musi być zgodne z określonym wzorem. Dokument ten jest wydawany pracownikowi w związku z rozwiązaniem bądź wygaśnięciem stosunku pracy Ile dni na wystawienie świadectwa pracy ma pracodawca? Zasady określa Kodeks Pracy. Na jego podstawie możemy wywnioskować, że pracodawca powinien wydać tego typu dokument niezwłocznie w dniu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy. Sytuacje są jednak różne – może zdarzyć się, że pracodawca obiektywnie nie będzie w stanie wydać pracownikowi (bądź osobie przez niego upoważnionej) świadectwa w tym terminie. Co w takim przypadku?
Ile dni na wystawienie świadectwa pracy ma pracodawca?
W wyjątkowych sytuacjach, termin wydania świadectwa pracy może wydłużyć się do 7 dni. Dzieje się tak zazwyczaj w momencie, gdy pracodawca lub inna osoba upoważniona do wystawiania świadectwa nie jest obecna w firmie bądź w momencie kiedy zewnętrzne biuro księgowe, z którego usług korzysta firma tego nie zrobiło. Jako przedsiębiorca powinieneś pamiętać, że w przypadku kontroli, to właśnie na firmie ciąży obowiązek udowodnienia, że obiektywnie nie można było dopełnić ustawowego terminu wydania świadectwa pracy.
Sam termin 7 dni na wydanie świadectwa zawsze liczony jest od dnia, w którym pracownik powinien je otrzymać – czyli bezpośrednio po zakończeniu stosunku pracy. W takich przypadkach świadectwo może zostać wysłane do pracownika pocztą, kurierem lub zostać przekazane przez upoważnioną ku temu osobę (upoważnienie może być dostarczone przez pracownika w formie elektronicznej lub papierowej).
Kto wystawia świadectwo pracy?
Wystawienie świadectwa pracy to obowiązek pracodawcy, jednak odpowiedzialność może przejąć za to pracownik działu kadr i płac czy zewnętrzne biuro księgowe, takie jak nasze. Taki dokument powinien zawierać w sobie informacje dotyczące:
- okresu zatrudnienia;
- wymiarze czasu pracy;
- rodzaju wykonywanej pracy;
- zajmowanych stanowiskach/pełnionych funkcjach;
- sposoby rozwiązania umowy oraz informacji, z czyjej inicjatywy została zakończona;
- odbytych urlopach: wypoczynkowym, bezpłatnym, ojcowskim, rodzicielskim, wychowawczym czy dodatkowym (przewidzianym przepisami prawa pracy).
Ile dni ma pracodawca na wystawienie świadectwa pracy – możliwe konsekwencje braku terminowości
Wydanie świadectwa pracy to obowiązek prawny pracodawcy. W przypadku gdy ten nie dostosuje się do zasad, pracownik ma pełne prawo wystąpić do sądu pracy, żądając od pracodawcy wydania świadectwa; jednocześnie ma on pełne prawo ubiegać się o odszkodowanie z tytułu niewydania w terminie świadectwa pracy – przysługuje mu wtedy wysokość wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, który trwa do 6 tygodni. To jednak nie koniec. Na pracodawcę może spaść kara grzywny, która sięgać może do 30 000 złotych. Surowość kar udowadnia, jak ważnym obowiązkiem jest wydanie świadectwa pracy.
Jako pracodawca, powinieneś dbać o sprawy swojej firmy – w tym również pracowników. Niezależnie od okoliczności zakończenia współpracy, wystawienie świadectwa pracy jest Twoim obowiązkiem; w innym przypadku może spotkać Cię kara. Biuro Rachunkowe Calendaria pomoże Ci zadbać o terminowość wydawanych dokumentów. Skontaktuj się z nami by dowiedzieć się, jak dokładnie możemy Ci pomóc.
FAQ – PYTANIA I ODPOWIEDZI
#1 Czy data wystawienia świadectwa pracy jest wiążąca?
Tak. W dniu wystawienia świadectwa pracy, pracodawca jest zobowiązany przekazać dokument (byłemu już) pracownikowi. W określonych przypadkach ma na to 7 dni od daty wystawienia świadectwa. Niedostosowanie się do zasad może skutkować karą grzywny.
#2 Kiedy wystawienie świadectwa pracy jest zbędne?
Pracodawca jest zwolniony z obowiązku wystawienia świadectwa pracy w momencie, gdy kontynuuje on współpracę z daną osobą. W takim przypadku umowa o pracę musi być nawiązana w ciągu maksymalnie 7 dni od zakończenia poprzedniej.
#3 Co w przypadku, gdy wystawiono świadectwo pracy z błędem?
W przypadku zauważenia przez pracownika błędów w wystawionym świadectwie pracy powinien on zwrócić się do pracodawcy z prośbą o ich sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa. Pracodawca ma natomiast 7 dni na zajęcie określonego stanowiska w sprawie, wydając w tym terminie nowe świadectwo pracy.