Przechowywanie dokumentów księgowych stanowi jeden z nadrzędnych obowiązków każdego przedsiębiorcy. Ważne, aby dokumentacja była sumiennie klasyfikowana oraz przechowywana przez okres, jakiego wymaga prawo. Archiwizacja dokumentów księgowych wymaga więc skrzętnego przygotowania, doskonałej organizacji, a także zaktualizowanej wiedzy. Dokumenty powinny być gotowe na potencjalną wizytę pracowników z urzędu skarbowego, którzy mogą zażądać jej udostępnienia. Potencjalne nieścisłości mogą skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności karnoskarbowej; tylko rzetelność pozwala uniknąć nieścisłości. Biuro Rachunkowe Calendaria oferuje usługę archiwizacji dokumentów księgowych. Już dziś poznaj najważniejsze przepisy i zasady obowiązujące przy archiwizacji dokumentów – dowiedz się, o czym powinno się pamiętać, aby uniknąć horrendalnych kar.
Archiwizacja dokumentów księgowych – przepisy
W przypadku prawidłowej archiwizacji dokumentów najważniejszym aktem prawnym jest ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym oraz archiwach. Treść dokumentu reguluje prawo archiwalne. W przypadku prowadzenia przedsiębiorstwa, jego właściciel zobowiązany jest do przechowywania oraz ochrony dokumentacji, takich jak:
- Listy płac oraz karty wynagrodzeń. Dokumentację można przechowywać w wersji papierowej i elektronicznej przez okres 10 lat. Wyjątek stanowią pracownicy zatrudnieni przed 1999 rokiem; w tym przypadku wynosi ona 50 lat.
- Paragony, faktury, księgi podatkowe, rejestry sprzedaży i zakupów VAT, deklaracje, potwierdzenie zapłaty, dokumenty potwierdzające przychody oraz koszty, a także protokoły likwidacji zniszczonych towarów. W przypadku tego typu dokumentów do celów podatkowych, okres ich przechowywania wynosi około 5 lat.
- Formularze zgłoszeniowe i rozliczeniowe. Dokumentację dotyczącą przedsiębiorcy powinno się przechowywać przez 5 lat.
Jak możemy zauważyć, okres archiwizacji dokumentów księgowych różni się w zależności od typu dokumentów. Warto już na samym początku zaznaczyć, że dokumenty księgowe nie muszą być archiwizowane bezpośrednio przez właściciela firmy. Biuro Rachunkowe Calendaria może poprowadzić je za Ciebie. Decydując się na współpracę z zewnętrznym zespołem specjalistów, konieczne jest powiadomienie o tym naczelnika odpowiedniego urzędu skarbowego w ciągu 15 dni od wydania dokumentów księgowych wybranemu podmiotowi.
Zasady archiwizacji dokumentów w formie elektronicznej – o czym warto pamiętać?
Nowocześni przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na przechowywanie dokumentów w formie online, inwestując w księgowość internetową. Aby jednak móc bezpiecznie korzystać z tego rodzaju rozwiązań, konieczne jest zapisywać wszelkie dokumenty księgowe na dysku twardym komputera w plikach elektronicznych, przechowując je w odpowiednio stworzonym ku temu systemie folderów, przez co nawet w przypadku braku dostępu do internetu czy w momencie nagłej utraty łączności można odnaleźć właściwy dokument elektroniczny. Jednocześnie ważne jest, aby respektować chronologię, porządek, a także podział na konkretne okresy rozliczeniowe. Warto zadbać o ochronę danych przed wprowadzeniem do nich niedozwolonych zmian, rozpowszechnieniem wbrew zasad, uszkodzeniem czy całkowitym zniszczeniem.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów księgowych obejmuje między innymi:
- sprawozdania finansowe;
- księgi rachunkowe;
- wyciągi bankowe;
- deklaracje podatkowe;
- dokumenty inwentaryzacyjne;
- dokumenty kasowe i ich kopie.
Archiwizacja dokumentów księgowych – zasady do zastosowania w swojej firmie
Polityka archiwizowania dokumentów bardzo często różni się w zależności od firmy; ważne jednak, aby czynności archiwizacyjne przebiegały w zgodzie z aktualnymi regulacjami prawnymi, o których zdążyliśmy wspomnień wcześniej. Bardzo często dokumenty kompletowane są w aktach zgodnie z układem chronologicznym bądź w ściśle określonym porządku według obszaru tematycznego. Wiele firm kładzie szczególny nacisk na widoczne i trwałe oznakowanie dokumentów, umożliwiające ich doskonałe rozpoznanie.
Archiwizacja dokumentów księgowych nie jest prostym zadaniem, a na osobie je wykonującej zazwyczaj ciąży ogromna odpowiedzialność. Należy zwrócić uwagę na szereg zasad oraz instrukcji, a także zachować zgodność z obowiązującym prawem, które obejmuje zagadnienia takie jak okres archiwizacji dokumentów księgowych. Biuro Rachunkowe Calendaria oferuje wzięcie na siebie obowiązków w zakresie zarządzania dokumentami firmy, a także ich odpowiedniej archiwizacji. Dowiedz się więcej na temat usługi, kontaktując się z nami mailowo lub telefonicznie. Możesz również odwiedzić nas stacjonarnie – w naszej opolskiej siedzibie.
FAQ – PYTANIA I ODPOWIEDZI
#1 Czy archiwizacja dokumentów księgowych jest konieczna?
Tak. Przedsiębiorca ma obowiązek do archiwizowania dokumentów zgodnie z obowiązującymi zasadami. Za niedostosowanie się do aktualnych norm i reguł postępowania z dokumentacją, przewidywane są kary grzywny, która sięga kilkunastu tysięcy złotych.
#2 Na czym polega elektroniczna archiwizacja dokumentów księgowych?
Elektroniczna archiwizacja dokumentów księgowych polega na przechowywanie dokumentacji w formie cyfrowej. Należy przy tym pamiętać, że pliki nie mogą zostać usunięcie do momentu, gdy upłynie okres archiwizacji dokumentów księgowych.
#3 Co z archiwizacją dokumentów księgowych, jeżeli firma zakończyła swoją działalność?
W takim przypadku konieczne jest, by archiwizacją dokumentów księgowych wciąż zajmowała się wskazana w tym celu jednostka czy osoba, aż do upływu okresu archiwizacji, jaki wyznacza prawo. Informacja o miejscu przechowywania dowodów powinna być przekazana do urzędu skarbowego oraz sądu czy innego organu prowadzącego rejestr czy ewidencję działalności gospodarczej.